Värbamisprotsessi efektiivsusel on otsene mõju ettevõtte tulemustele, kirjutab esimese Eestis loodud värbamistarkvara ettevõtte Recrur asutaja ja tegevjuht Marit Alaväli.
Väga tavapärane on mõõta ettevõtetes ja organisatsioonides tegevusi, mis otseselt mõjutavad seatud eesmärke – müük, turundus, tootmismaht, finantstulemused jne. Personalitööga seotud tegemisi ja toimetamisi nähakse veel praegugi paljudes ettevõtetes tugiteenustena ning paraku ei saada aru selle nn tugiteenuse tähtsusest ja otsesest mõjust organisatsiooni eesmärkide täitmisele.
Recruri uuringu põhjal on ainult 32% Baltikumi ettevõtetest seadnud mõõdikud, mida peavad oluliseks mõõta, et efektiivistada värbamisprotsessi. Seetõttu pole levinud ka värbamises ehk töötaja n-ö elutsükli esimeses osas oluliste andmete kogumine ja mõõtmine. Tõsi, ettevõtted siiski liiguvad selles suunas ning leidub tublisid eeskujusid, kes pidevalt parandavad ja efektiivistavad oma värbamisprotsessi.
Mida mõõta ja miks?
Kõik algab ettevõtte eesmärgist ja strateegiast. Kui siht on selge ja eesmärgid paigas, siis on võimalik seada eesmärgid värbamises, hakata välja kujundama värbamise strateegiaid ja plaane ning seeläbi töötada välja mõõdikud.
Üsna tihti kuuleme, et personaliinimesed ei tea, kui palju värbamisi ettevõttel aastas on, millised värbamise kanalid on konkreetse ettevõtte ja ametikoha täitmiseks kasulikud või kui kaua võtab keskmiselt aega ametikohtade täitmine. Ühtpidi vaadates saab ka ilma faktilise infota, kuid kui ettevõte on ambitsioonikate kasvu- või laienemise eesmärkidega, siis on kriitiliselt tähtis mõõta, mis värbamises töötab, mis mitte ja mis vajab parandamist. Eelkõige on see abiks värbajatele endile, et aru saada, kuidas paremini ja efektiivsemalt oma tööd teha.
Kõik valdkonnad – nende hulgas värbamine – on eesmärkide saavutamisel seotud. Näiteks tootmisettevõttes on ülioluline, et tootmisliini taga oleks õigel ajal õigete oskustega inimene. Kui teha värbamistegevusi hektiliselt ja mitte regulaarselt mõõtes, siis on väga raske prognoosida, kui palju aega peaks varuma uue töötaja leidmisele või millistesse kanalitesse investeerida. Sel on otsene mõju ettevõttele ja selle tulemustele.
Kuidas valida õiged mõõdikud?
Igal ettevõttel ja valdkonnal on oma erisused, niisamuti ka uute töötajate värbamises. Kõik, mida mõõdavad teised ettevõtted, ei pruugi olla väärtuslik teie värbamismeeskonnale.
Mõõdikute valikul tuleks mõelda järgmisele:
- Millist probleemi värbamises püütakse lahendada?
- Millised on ettevõtte eripärad, mis võivad mõjutada värbamisprotsessi?
- Miks see info on meile oluline? Kas see on lihtsalt number või saab neid numbreid kogudes ja analüüsides teha olulisi järeldusi värbamisprotsessi efektiivistamiseks ja ettevõtte paremaks toimimiseks?
- Kas lisaks numbrilistele näitajatele on meie jaoks tähtis ka värbamise kvaliteet – kandidaatide tagasiside jms?
Mõned olulised, kuid samas universaalsed mõõdikud:
1. Kandidaatide arv vs. kvalifitseerunud kandidaatide arv
Väga levinud on, et mõõdetakse ametikohale kandideerijate arvu. Siinkohal tasuks vaadata samm edasi ja mõõta ka seda, kui paljud neist kandidaatidest vastavad profiilile.
2. Ametikoha täitmise aeg
Keskmiseks ametikoha täitmise ajaks loetakse 42 päeva. See ei ole kivisse raiutud number ja oleneb nii tööturu olukorrast, sektorist kui ka täitmist vajava ametikoha nõuetest. Alguspunktiks võib olla uue töötaja vajaduse tekkimise aeg või värbamise tegevusega alustamise aeg ning lõpp-punktiks hetk, mil tööleping sõlmitud. Selle aja mõõtmine annab tulevikuks väga hea sisendi selle kohta, millise ajaga võiks või peaks arvestama sarnase ametikoha täitmisel. See aitab nii värbajatel kui värbavatel juhtidel oma töid ja tegemisi paremini planeerida.
3. Efektiivne kanal ametikoha täitmiseks
Sageli on näha, et töökuulutus on avaldatud, kuid värbajad kurdavad, et kandidaate või sobilikke kandidaate ei tule. Siinkohal on esimeseks soovituseks vaadata üle, millistes kanalites kuulutatakse ning kas on veel kanaleid, mida konkreetse ametikoha täitmiseks võiks kasutada. Seejärel alustada mõõtmisega, milline kanal vastavalt positsioonile kandidaate toob ja milline toob kvalifitseeritud kandidaate. See annab teile võimaluse kriitilise pilguga üle vaadata, millistesse kanalitesse tasub tulevikus investeerida ja millistesse mitte. Näiteks: lisaks tööportaalidele võiks lisada tööpakkumised nii ettevõtte karjäärilehele kui sotsiaalmeedia kanalitesse.
4. Esmane kontakt kandidaadiga
Kiiresti muutuvas maailmas on ülioluline olla kärme kandidaatidega ühendust võtma. Inimesed, kes aktiivselt kandideerivad, on suure tõenäosusega ka aktiivselt uue töökoha otsingul. Kuigi praegune majanduslik olukord on keeruline ja väliselt vaadates peaks kandidaate justkui jaguma, on häid ja ootustele vastavaid kandidaate vähe. Mõõtes aega kandidaadi laekumisest konkursile kuni esmase kontakti tegemiseni, saab hinnata nii tööturu seisu kui ka seda, kas tulevikus võiks kiiremini tegutseda.
Kandidaatide liikumise aeg ühest värbamise etapist teise
Kui keskmine värbamise aeg kipub pikaks venima, on mõttekas mõõta ja analüüsida, kui kaua võtab ühe või teise värbamisetapi läbiviimine aega ja kohandada protsessi vastavalt vajadusele. Tagajärg, mida vältida, on heade kandidaatide kaotamine pika värbamisprotsessi tõttu.
5. Kandidaatide arvu konverteerimise määr ühest värbamise etapist teise
Kui eelnevalt tõin välja ajalise aspekti, siis järgmiseks soovitan mõõta ja analüüsida, kui palju kandidaate järgmistesse etappidesse edasi liigub ja millises etapis on suurim väljalangenute osakaal. Jällegi: alati tuleks numbrite taga vaadata ka põhjuseid. Näiteks kui kodutöö etapist pääsevad edasi vaid vähesed või mõned üksikud, siis oleks mõistlik hinnata, kas ülesanne oli asjakohane ja mitte liiga aeganõudev.
Üks levinud viga, mida kandidaadid on välja toonud, on see, et koduse ülesandena palutakse koostada mingi visioon, kus mittevalituks osutunud kandidaat paneb käiku on parimad ideed ning on pärast pettunud, kui ettevõte on tema ideid ära kasutanud. Paljud on loobunud seetõttu ka kodutöö tegemisest. Teine levinud põhjus on see, et kodutöö on nii ajamahukas, et kandidaadil lihtsalt pole võimalik seda võtta.
6. Ametikoha täitmise kulu
Kui eelnevad punktid on käinud pigem aja ja konverteerimise määrade kohta, siis üle ega ümber ei saa ka rahast. Iga värbamine on kulu või positiivsemalt väljendades investeering. Selle kulu arvutamisel tuleb aluseks võtta nii värbaja tööaeg, juhi või juhtide tööaeg, mida nad näiteks intervjuude läbiviimisele kulutavad, töökuulutuse loomise, tööportaalides tööpakkumise avaldamise kulu jne. Kõikide kulude kokku löömiseks soovitan värbamisprotsessi sammhaaval läbi käia ja iga etapi kohta kulud eraldi kirja panna.
7. Kandidaatide tagasiside
Värbamine on koostöö kolme osapoole vahel – värbajad, juhid ja kandidaadid. Kui eelmised mõõdikud keskendusid ettevõtte vaatele värbamisprotsessile ja selle hindamisele, siis unustada ei tohi ka kandidaate ja nende hinnangut.
Mida rohkem on kandidaadid protsessiga seotud, seda suurem on nende usaldus ettevõtte vastu. Pärast konkursi lõppu võiks võimalusel küsida kõikidelt kandideerijatelt tagasisidet värbamise läbiviimise kohta. Soovitan kasutada NPS- (net promoter score) meetodit kui ka viia pisteliselt läbi telefoniintervjuusid.
Nagu ennist sai mainitud, siis alati tuleb vaadata nii numbrit kui püüda välja selgitada, mida nende taga mõeldakse. Kaasates kandidaate värbamisprotsessi parandamise etappi, tõstab see kandidaatide usaldust ettevõtte vastu ja need head kandidaadid, kes seekord ei osutunud valituks või mingil põhjusel valisid ise teise tööandja, kandideerivad ka tulevikus.
Lõpetuseks: just nüüd, uue aasta alguses, on õige hetk üle vaadata, kas organisatsioonis on vajalikud mõõdikud värbamisprotsessi hindamiseks paigas. Ja kui veel pole, siis seda teha, et astuda samm efektiivsema värbamise suunas.
Võta minuga julgelt ühendust, kui soovid teada kuidas Recrur värbamistarkvara aitab mõõdikute kasutamisel konkurentsieelist luua Sinu ettevõttes.
Marit Alaväli
Recrur värbamistarkvara tegevjuht ja asutaja
marit@recrur.com
