Kui värbad paar korda aastas, saad kõik nõuded täidetud ka e-posti ja korras tabeliga. 2026 aasta juulis aga muutus Eesti seadustes midagi, mis puudutab iga värbamist. Kandidaat peab palgainfo saama enne töövestlust kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, näiteks kuulutuses või e-kirjas. Tema praegust ega varasemat palka ei tohi enam küsida. Endiselt kehtivad ka varasemad nõuded: äraütlemise kohta võib kandidaat küsida kirjalikku selgitust ja CV-sid ei tohi hoida kauem kui vaja.
Värbamistarkvara lihtsustab ja kiirendab värbamisprotsessi, koondab kuulutused, kandidaadid, märkmed ja kirjad ühte kohta nii, et seadusest tulenevate reeglite täitmist on lihtsam jälgida ja tõendada. Kas tarkvara end õigustab, sõltub eelkõige sellest, kuidas, kui palju ja mitme kanali kaudu värbad. Alloleva viie küsimuse abil saad selle ise üle vaadata.
Lühidalt. Värbamistarkvara on vaja siis, kui värbad regulaarselt mitme kanali kaudu, soovid kulutada admin-tegevustele võimalikult vähe aega ja omada ülevaadet oma töövoost, näiteks: kes sai palgainfo enne vestlust, miks kandidaat valikust välja jäi ja kus tema CV on jne. Kui värbad aastas alla 5 töötaja, peamiselt ühe portaali kaudu ja otsustajaid on üks või kaks, saad tõenäoliselt hakkama ühise postkasti, kirjamallide ja Exceli tabeliga.
Viis kontrollküsimust värbamistarkvara vajalikkuse hindamiseks
1. Kas iga kandidaat sai vastuse?
Ka need, kellele öeldi ära? Ja nädala jooksul?
Kui värbamine on üks su paljudest ülesannetest, jääb kandidaatidele vastamine kergesti tahaplaanile. Kandidaadi vaatest näeb see välja nii (allikad on tööportaalide küsitlused):
- CV-Online (CV.ee), küsitlus detsembris 2022, 1584 vastajat, avaldatud jaanuaris 2023. Tööandjalt oli tagasisidet saanud 49% vastanutest ja 76% pidas tagasisidet väga oluliseks. 57% ootas vastust nädala jooksul, aga kui vastus tuli, kulus selleks kõige sagedamini kaks kuni kolm nädalat. 53% ütles, et ei kandideeri enam ettevõttesse, kust tagasisidet ei tulnud.
- Palgainfo Agentuur ja CV Keskus, avaldatud 2024. aasta suvel, 6844 vastajat. 22% hindas oma kandideerimiskogemust halvaks või väga halvaks. Kõige halvema kogemusega vastajad nimetasid peamise põhjusena kehva suhtlust ja puuduvat tagasisidet.
Vaikimise põhjus võib olla lihtne: pole kokku lepitud, kes ja millal vastab. Kolm kirjamalli ja reegel, et iga kandidaat saab vastuse nädala jooksul, lahendavad suure osa sellest ilma tarkvarata. Ka eitav vastus on kandidaadi jaoks parem kui vaikus. Värbamistarkvara saadab vastused automaatselt ja sellest on abi, kui kandidaate on nii palju, et e-kirjadega jääb vastamine venima või on liiga ajamahukas.
2. Kas saad tõendada, et palgainfo jõudis kandidaadini enne vestlust?
Ja kas oled vormidest ja vestlustest välja võtnud küsimuse praeguse palga kohta?
- juulil 2026 jõustus töölepingu seaduse (TLS) muudatus. Kaks uut reeglit kehtivad igale tööandjale, sõltumata ettevõtte suurusest.
- Palk või palgavahemik tuleb kandidaadile teatavaks teha kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis enne töövestlust, „eelkõige töökuulutuses või muul viisil“.
- Kandidaadilt ei tohi küsida tema varasemat ega praegust palka.
Vahemiku võid panna kuulutusse või saata e-kirjaga enne vestlust. Suulisest teatest ei piisa: kui kuulutuses vahemikku polnud ja juht ütles numbri kandidaadile ainult telefonis, ei vasta see nõudele ega jäta ka jälge. Seadus ei ütle, kuidas sa seda hiljem tõendad, nii et jälg tasub jätta teadlikult.
Reegli ümber on segadust. 1. oktoobril 2026 küsisime neljalt levinud AI-assistendilt eesti keeles, mida tööandja peab 2026. aastal palgavahemiku kohta teadma. Kaks vastasid õigesti. Üks jäi üldsõnaliseks ega maininud 13. juuli muudatust. Üks väitis, et vahemik peab olema kuulutuses. Tegime iga assistendiga ühe katse, nii et see on hetkeseis. Kui oled sama küsimuse AI-lt küsinud, kontrolli vastus seaduse tekstist üle.
Tarkvara aitab palgainfo nõude täitmist hiljem tõendada: kuulutuse mallis on palgavahemiku väli ja kandidaadile saadetud kirjad jäävad tema andmete juurde. Lihtsustamiseks pane vahemik kuulutusse ja võta vormidest välja küsimus praeguse palga kohta. Palgasoovi tohid endiselt küsida.
3. Kas suudaksid äraütlemist 10 tööpäeva jooksul kirjalikult põhjendada?
Koos oma valikukriteeriumide ning valitud inimese kogemuse ja haridusega?
Vaatame näiteks soolise võrdõiguslikkuse juhtumit:
Kandidaat, kes kahtlustab, et teda diskrimineeriti soo tõttu, võib küsida tööandjalt kirjalikku selgitust. Soolise võrdõiguslikkuse seaduse järgi tuleb vastata 10 tööpäeva jooksul kirjaliku taotluse saamisest ja märkida selgituses valitud inimese tööstaaž, haridus, töökogemus ja muud tööks vajalikud oskused. Muude tunnuste puhul on tähtaeg 15 tööpäeva. Tõendamiskoormus on jagatud. Kui kandidaat toob välja asjaolud, mille põhjal võib diskrimineerimist eeldada, peab tööandja tõendama, et seda ei olnud. Nõude esitamiseks on kandidaadil aega 1 aasta.
Kui sageli Eesti ettevõte selliseid taotlusi saab, selle kohta hetkel andmeid ei ole. Kõike ei pea dokumenteerima. Meie hinnangul piisab, kui kriteeriumid on enne kuulutust kirjas, iga kandidaadi kohta on paar rida märkmeid ja valitud inimese kohta on kirjas tööstaaž, haridus, töökogemus ja muud tööks vajalikud oskused. Kui need on kolmes postkastis ja ühe juhi mälus, on 10 tööpäeva liiga lühike aeg.
Tarkvaras on hinded ja märkmed kandidaadi juures ning otsuste ajalugu säilib ka siis, kui värbaja vahetub. Käsitsitööd aitavad vähendada ühine hindamistabel ja lühike otsuse memo iga värbamise kohta.
4. Kas tead, kus on mullused CV-d?
Kes neid näeb? Kas suudaksid ühe inimese andmed kuu ajaga igalt poolt kustutada?
Andmekaitse Inspektsiooni (AKI) juhendi „Isikuandmete töötlemine töösuhetes“ (uuendatud 29.06.2026) järgi peaks tööandja kandidaatide andmeid säilitama kuni aasta ehk värbamisotsuse vaidlustamise tähtaja lõpuni. Kauem, näiteks talendibaasi jaoks, tohib andmeid hoida ainult kandidaadi kirjalikul nõusolekul.
Praktikas tähendab see, et otsuse alused tasub alles hoida aasta aega, sest nii kaua saab kandidaat otsuse vaidlustada. Pärast seda tuleks andmed kustutada, kui kandidaat pole andnud kirjalikku nõusolekut neid kauem hoida. Kui kandidaat küsib oma andmeid või nende kustutamist, tuleb isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) järgi vastata ühe kuu jooksul. Keerulisematel juhtudel saab tähtaega kahe kuu võrra pikendada.
Kui värbad e-posti ja Exceliga, tekib koopiaid märkamatult. CV laaditakse alla ja saadetakse juhile edasi, et küsida tema arvamust, ning kandidaadi nimi jõuab tabelisse. Aasta pärast kustutad originaali, aga koopiad jäävad alles, kui keegi neid eraldi ei otsi. Tarkvarast on abi, sest CV-d on ühes kohas. Kustutamise kohustus jääb ikkagi tööandjale.
5. Kas jõudsid viimase kuulutuse kõik CV-d nädalaga korralikult läbi vaadata?
Enamikus ametites on 2026. aastal nn. tööandjate turg. Statistikaameti andmetel oli töötus 2026. aasta teises kvartalis 6,6% ja vabu ametikohti 8363, ligi 2000 vähem kui aasta varem. CV Keskuse andmetel tuli 2025. aastal ühele ametikohale keskmiselt 55 kandideerijat, enne kolm aastat kestnud langust oli neid 25. Erialaspetsialisti kohale tuleb kaks kuni kolm korda vähem kandideerijaid. Tervishoius, hariduses ja tehnilistel erialadel on inimesi endiselt puudu (Töötukassa tööjõuvajaduse baromeeter, detsember 2025).
Keskmine ei pruugi sinu kohta palju öelda. Vaata oma viimast kuulutust: mitu CV-d tuli ja mitu neist päriselt otsitavale profiilile vastas? Kui CV-de arv on liiga suur, proovi paremat kuulutust, kus kohustuslikud nõuded on selgelt kirjas. Sama soovitab CV Keskus: hea töökuulutus filtreerib kandidaate juba enne kandideerimist. Kui ka siis tuleb CV-sid rohkem, kui jõuad läbi vaadata, aitavad värbamistarkvaras välistavad küsimused ja filtrid.
Kuidas vastuseid lugeda
Üks eitav vastus tähendab, et protsessis on auk. Selle parandamiseks pole tingimata tarkvara vaja, küsimuse saab ka käsitsi lahendada. Kui eitavaid vastuseid on mitu ja värbad mitme kanali kaudu mitu korda aastas, tasub tarkvara kindlasti proovida.
Millal sa värbamistarkvara ei vaja
Täpset piiri ei ole. Me ei leidnud ühtegi uuringut, mis näitaks, mitmest värbamisest alates tarkvara vajalikuks muutub. Meie hinnangul piisab käsitsi korraldusest, kui kehtib kõik järgnev:
- värbad aastas alla 3 inimese;
- kandidaadid tulevad peamiselt ühest kanalist;
- otsustajaid on üks või kaks;
- keegi vastutab selle eest, et üle aasta vanad andmed kustutatakse ja teeb seda ka päriselt.
Aga tööportaal teeb seda juba?
Ühe portaali ja ühe värbamise raames suures osas teebki. Portaali tööandjakeskkonnas saad oma kuulutuse kandidaate vaadata, sõeluda, nendega suhelda ja neile ära öelda.
Portaal näeb ainult neid, kes kandideerisid selle portaali kaudu, nii et LinkedInist, e-postist ja kodulehelt tulnud inimesed jäävad teise kohta ja teise nimekirja.
Viimane punkt vajab selgitust. Kui keegi kopeerib CV-d avalikku AI-vestlusesse, et neid kokku võtta või järjestada, tekib GDPR-i järgi mitu küsimust. Mis on töötlemise alus? Kas kandidaati teavitati? Kas teenusepakkujaga on volitatud töötleja leping? Kas andmed lähevad Euroopa Liidust välja?
ELi tehisintellekti määruse artiklit 4 kohaldatakse juba praegu. Kui ettevõttes kasutatakse AI-tööriistu, tuleb võtta meetmeid, et toetada töötajate AI-kirjaoskust. Alates 2. detsembrist 2027 kohaldatakse kandidaatide sõelumiseks kasutatavale AI-le kõrge riskiga süsteemide nõudeid. Kui ettevõte kasutab kandidaatide sõelumiseks üldotstarbelist AI-süsteemi, näiteks avalikku vestlusrobotit, võidakse teda käsitada selle süsteemi pakkujana. Ametlikku juhendit ega kohtulahendit selle kohta veel ei ole.
Lihtsa reegli saab kehtestada kohe: kandidaatide andmeid avalikesse AI-tööriistadesse ei kopeerita.
2026. aasta reeglid ühes tabelis
Seis: 1. oktoober 2026.
| Reegel | Alus | Seis | Mida pead suutma näidata |
|---|---|---|---|
| Palk või palgavahemik enne töövestlust kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis | TLS § 11 lg 2² | Kehtib alates 13.07.2026 | Info jõudis kandidaadini enne vestlust (kuulutus, e-kiri) |
| Varasema ja praeguse palga küsimise keeld | TLS § 11 lg 2¹ | Kehtib alates 13.07.2026 | Vormides ja vestlusel seda küsimust ei ole |
| Kirjalik selgitus soolise diskrimineerimise kahtluse korral | SoVS § 7 lg 1 | Kehtib | Vastus 10 tööpäeva jooksul, valitud inimese tööstaaž, haridus, töökogemus ja oskused |
| Kirjalik selgitus muude tunnuste puhul | VõrdKS § 7 | Kehtib | Vastus 15 tööpäeva jooksul |
| Jagatud tõendamiskoormis | VõrdKS § 8, SoVS § 4 | Kehtib | Otsuse alused on kirjas |
| Mitteedukate kandidaatide andmete säilitamine | GDPR art 5; AKI juhend | Juhend uuendatud 29.06.2026 | Andmed alles kuni aasta (vaidlustamise tähtaeg), kauem ainult kirjaliku nõusolekuga |
| Andmete väljastamise ja kustutamise taotlused | GDPR art 12, 15, 17 | Kehtib | Vastus ühe kuu jooksul, keerulisematel juhtudel pikendatav kahe kuu võrra |
| AI-kirjaoskus | AI määrus art 4 | Kohaldatakse alates 2.2.2025, uus sõnastus alates 27.07.2026 | Meetmed töötajate toetamiseks (juhend, koolitus) |
| Kõrge riskiga AI värbamises | AI määrus III lisa p 4, art 26 | Kohaldatakse alates 2.12.2027 | Inimese järelevalve, logid, kandidaatide teavitamine |
| Palgalõhe aruandlus | Direktiiv 2023/970 art 9 | Eesti seaduses ei ole | Praegu mitte midagi |
Korduma kippuvad küsimused
Kas palgavahemik peab olema töökuulutuses?
Ei pea. TLS § 11 lg 2² (kehtib alates 13.07.2026) nõuab, et palk või palgavahemik tehtaks kandidaadile teatavaks kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis enne töövestlust, eelkõige kuulutuses või muul viisil. Sobib ka e-kiri enne vestlust. Kuulutus on lihtsaim variant, sest seda on hiljem kerge tõendamiseks näidata.
Kas tohib küsida kandidaadi palgasoovi?
Tohib. Keeld puudutab varasemat ja praegust palka (TLS § 11 lg 2¹). Nii kirjeldab keeldu ka Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium. CV Keskuse KKK ütleb otse, et palgasoovi küsimine ja palga üle läbirääkimine on lubatud. Kui kandidaat räägib oma praegusest palgast ise, ei ole see rikkumine.
Kui kaua tohib CV-sid hoida?
Andmekaitse Inspektsiooni juhendi järgi (uuendatud 29.06.2026) kuni aasta ehk värbamisotsuse vaidlustamise tähtaja lõpuni. Kauem, näiteks talendibaasi jaoks, ainult kandidaadi kirjalikul nõusolekul
Kas palgalõhe aruandlus puudutab meid juba?
Ei. Eesti seaduses seda kohustust praegu ei ole. ELi palkade läbipaistvuse direktiiv (2023/970) näeb ette esimesed aruanded 150 või enama töötajaga tööandjatele 7. juuniks 2027, 2026. aasta kohta. Tööandjad, kellel on 100–149 töötajat, peaksid esimest korda aru andma 7. juuniks 2031. Alla 100 töötajaga tööandjaid direktiiv aruandlusega ei kohusta. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium vastas 20.04.2026 avaldatud KKK-s selle osa ülevõtmise kohta „Praegu mitte“ ja pidas tõenäoliseks aastat 2028.
Mida sel nädalal teha
Võta ette oma viimane värbamisprojekt ja vasta viiele küsimusele. Kui kõik vastused on jaatavad, ei vaja sa praegu värbamistarkvara. Kui mõni on eitav, alusta käsitsi sammudest ja kaalu tarkvara, kui need muutuvad keeruliseks, sest kandidaate ja kanaleid on liiga palju.
Recrur on 2016. aastal Eestis loodud värbamistarkvara. See on liidestatud muu hulgas CV Keskuse, CV-Online’i ja Töötukassaga ning koondab kandidaadid ühte kohta. Vaata, kuidas see töötab. Kui tahad, vaatame demol su praeguse protsessi koos läbi.
Allikad
Vaadatud 01.10.2026.
- Riigi Teataja. Töölepingu seaduse muutmise ja sellega seonduvalt teiste seaduste muutmise seadus, RT I 03.07.2026, jõustus 13.07.2026. https://riigiteataja.ee/et/akt/103072026027
- Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium. „Palgainfo muutub tööle kandideerijale nähtavamaks“, juuni 2026. https://www.mkm.ee/uudised/palgainfo-muutub-toole-kandideerijale-nahtavamaks
- Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium. „KKK: Euroopa Liidu palkade läbipaistvuse direktiiv ja selle rakendamine Eestis“, 20.04.2026. https://mkm.ee/uudised/kkk-euroopa-liidu-palkade-labipaistvuse-direktiiv-ja-selle-rakendamine-eestis
- Eesti Kaubandus-Tööstuskoda. „Riigikogu võttis vastu seadusemuudatuse, mis muudab palgavahemiku enne intervjuud avalikuks“, 18.06.2026. https://www.koda.ee/et/uudised/riigikogu-vottis-vastu-seadusemuudatuse-mis-muudab-palgavahemiku-enne-intervjuud-avalikuks
- Riigi Teataja. Soolise võrdõiguslikkuse seadus, §§ 4 ja 7. https://www.riigiteataja.ee/akt/SoVS
- Riigi Teataja. Võrdse kohtlemise seadus, §§ 7 ja 8. https://www.riigiteataja.ee/akt/V%C3%B5rdKS
- Tööinspektsioon. Infomaterjalid, jaanuar 2021 ja november 2022. https://www.ti.ee/media/380/download ja https://www.ti.ee/media/901/download
- Andmekaitse Inspektsioon. „Isikuandmete töötlemine töösuhetes“, uuendatud 29.06.2026. https://www.aki.ee/isikuandmed/abimaterjalid/isikuandmete-tootlemine-toosuhtes
- Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiiv (EL) 2023/970, art 9. https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2023/970/oj/eng
- Määrus (EL) 2024/1689 (tehisintellekti määrus), art 4, 25, 26, III lisa. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
- Määrus (EL) 2026/1744, jõustus 27.07.2026. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=OJ%3AL_202601744
- ERR / Statistikaamet. „Teises kvartalis töötus vähenes“, august 2026. https://www.err.ee/1610110084/teises-kvartalis-tootus-vahenes
- ERR / Statistikaamet. „Vabade ametikohtade hulk püsib tagasihoidlik“, 2026. https://www.err.ee/1610131621/vabade-ametikohtade-hulk-pusib-tagasihoidlik
- CV Keskus. „Eesti tööturu seis 2025. aastal ja 2026. aasta prognoos“, 30.12.2025 (portaali enda andmed). https://www.cvkeskus.ee/karjaarikeskus/eesti-tooturg-2025-toopakkumiste-arv-poordus-kasvule
- CV Keskus. „Hea töökuulutus filtreerib kandidaate juba enne kandideerimist“, 2026. https://www.cvkeskus.ee/karjaarikeskus/hea-tookuulutus-filtreerib-kandidaate-juba-enne-kandideerimist-kas-kasutad-selleks-koiki-voimalusi
- Tööelublogi (CV.ee). Kandideerijate tagasiside küsitlus, 11.01.2023 (portaali enda küsitlus). https://tooelublogi.ee/2023/01/11/tagasiside-puudumine-toob-kaasa-mainekahju/
- CV Keskus. „Iga kuues tööotsija kandideerib üle 15 ametikohale“, Palgainfo Agentuuri küsitlus 2024 (portaali enda küsitlus). https://www.cvkeskus.ee/karjaarikeskus/iga-kuues-toootsija-kandideerib-ule-15-ametikohale
- Töötukassa tööjõuvajaduse baromeeter, 3.12.2025. https://www.tootukassa.ee/et/baromeeter/kaart
- CV Keskus. Valikulaud. https://www.cvkeskus.ee/valikulaud
- Töötukassa. „Ettevõtte / asutuse esindajale“. https://www.tootukassa.ee/iseteenindus/ettevottele
- CV Keskus. „Kuidas mõjutab sind 13. juulil kehtima hakkav palkade läbipaistvuse direktiiv?“, 2026. https://www.cvkeskus.ee/karjaarikeskus/kuidas-mojutab-sind-13-juulil-kehtima-hakkav-palkade-labipaistvuse-direktiiv
- CV Keskus. Privaatsuspoliitika, muudetud 11.12.2024. https://www.cvkeskus.ee/privacy
