Üldine andmekaitse määrus (GDPR) on toonud värbamisse mitmeid praktilisi aspekte, mis mõjutavad, kuidas ettevõtted võimalike kandidaatidega suhtlevad ja nende andmeid haldavad. Samuti on see loonud personaliinimestes palju hirmu ja teadmatust, kui kaua me kandidaatide andmeid hoida võime, kas talendipanka polefi enam võimalik luua ja hallata jne.
Lisaks turule tulevad pidevad tehnoloogilised lahendused, nagu AI, masintöötlus, andmete automatiseerimine jne kindlasti lihtsustavad värbamisprotsessi läbiviimist, kuid siinkohal tuleb tähele panna ka nendega kaasaskäivaid ohtusid ja enda nn “tagatuba” GDPR vaates korda seada.
Ohud
Siinkohal on oluline välja tuua mõned näited ohtudest, mis võib juhtuda, kui ettevõtte võtab GDPR nõuetele vastavust liiga kergekäeliselt.
- Juriidilised tagajärjed:
- Näide: Ettevõte kogus värbamisprotsessi käigus kandidaatidelt CV-sid ja motivatsioonikirju, kuid ei teavitanud kandidaate, kuidas nende andmeid kasutatakse. Kandidaatidel on õigus küsida ettevõttelt, mida on nende andmetega tehtud – kus ja kellega jagatud. Kui kandidaat teeb kaebuse oma andmete kasutamise kohta ja tuvastatakse, et ettevõte ei pea GDPR nõuetest kinni, võib ettevõte saada trahvi ning sellele lisandub ka mainekahju.
- Andmete lekkimine:
- Näide: Ettevõttes peeti e-posti kaudu andmevahetust, kus jagati kandidaatide tundlikke andmeid. E-posti saatmise teel sattusid need andmed kogemata valedele isikute postkasti. See mitte ainult ei tekitanud õigusalaseid probleeme, vaid läks maksma ka ettevõtte usaldusväärsuse ja reputatsiooni.
- Kandidaatide usaldus:
- Näide: Ettevõte rakendas ebaefektiivseid andmekaitsepoliitikaid, mille käigus jagati kandidaatide isikuandmed laiemale ringile. Sellised rikkumised tõid kaasa kandidaatide loobumise antud positsioonile ning halva maine tööturul, kus potentsiaalsed kandidaadid eelistasid teisi tööandjaid.
Võimalused
Nii nagu on oluline välja tuua ohud, on oluline vaadelda ka võimalusi, kuidas siiski värbamisprotsessi lihtsalt ja efektiivselt läbi viia, samas täites GDPR’ist tulenevaid nõudeid. Kõiki tegevusi värbamises on võimalik teha ja jätkata, samas olles vastavuses GDPR nõiuetega.
- Tugevam andmekaitsepraktika:
- Näide: Ettevõte astus samme andmekaitse tõhususe suurendamiseks, kehtestades selge andmekaitsepoliitika värbamise protsessis, sh privaatsuspoliitikad, talendipanga nõusolekud jne. Nad kaasasid kandidaate avameelselt, selgitades, milliseid andmeid nad koguvad ja kuidas neid kaitsevad. See suurendas kandidaadi usaldust võimaliku tööandja vastu.
- Edukad värbamisprotsessid:
- Näide: Ettevõttes võeti kasutusele värbamistarkvara, mis lihtsustab nii värbamisprotsessi läbiviimist kui automatiseerib kandidaadi andmete töötlemist ja tagab, et andmeid hoitakse turvaliselt. Värbajad säästsid 69% oma tööajast andmete manuaalse haldamise arvelt. Lisaks said nad tagasisidet, kui kiire ja läbipaistev on nende värbamise protsess, mille tulemuseks oli kõrgem kandidaatide rahulolu.
- Innovatsioon ja tehnoloogia:
- Näide: Ettevõte kasutas masinõppe lahendusi ja andmeanalüüsi, et tuvastada parimad kandidaadid. Nad kasutasid GDPR-i nõuete järgimiseks anonüümseid andmeid, mis võimaldasid neil analüüsida kandidaate, vältides samas isikuandmete lekkimist. See strateegia aitas neil leida talentide seas neid, kelle oskused ja kogemused vastavad kõige paremini ettevõtte vajadustele, ning tõstis seega värbamisprotsessi efektiivsust.
Soovitused
Et ettevõtte värbamisprotsess saaks olla kooskõlas GDPR nõuetega, võiks mõelda järgmistele tegevustele:
- Kaardista ettevõtte värbamisprotsess, st löö osadeks kõik värbamise etapid ja kirjelda igas etapis tehtavad tegevused, märgi, kes on sellesse protsessi osasse kaasatud ning milliseid isikuandmeid igas etapis hallatakse ja töödeldakse.
- Koostöös andmekaitsespetsialistiga loo privaatsuspoliitikad, milles on ära toodud kus, milleks, kui kaua ja mis otstarbel kandidaatide andmeid hoitakse ja töödeldakse.
- Talendipangas kandidaatide hoidmiseks tulevaste tööpakkumiste eesmärkide jaoks tuleb luua eraldi nõusolek, millele kandidaat oma vabatahtliku nõusoleku anda saab.
- Taga kandidaadi andmete õigeaegne ja korrapärane kustutamine.
- Kindlasti kaalu kõikide nende tegevuste efektiivseks läbiviimiseks tehnoloogilisi lahendusi, et säästa aega ja raha.
Kokkuvõte
Esialgu võib tunduda, et GDPR’st tulenevad nõuded on värbamist takistavad ja tempot alla viivad tegurid. Teisalt on võimalik GDPR’i nõudeid rakendada selliselt, et värbamisprotsess ei aeglustuks ja saaks jätkuda efektiivselt. Sellele aitavad kaasa värbamistarkvarade kasutamine, kus kandidaatide andmete haldamine on automatiseeriud vastavalt GDPR nõuetele ning teised tehnoloogilised lahendused, mis aitavad luua vajalikku dokumentatsiooni, sh privaatsusteated, nõusolekud jne.
Marit Künnapuu, Recrur värbamistarkvara tegevjuht ja asutaja
marit@recrur.com
Tunned, et tahaksid GDPR-i värbamise kontekstis paremini mõista?
Tule osale meie koolitusel “GDPR Värbamises: Kuidas teha õigesti ja millised on AI kasutamise riskid?” ja saa kindlustunne, et su protsessid on kooskõlas nõuetega – ning mõista, milliseid riske võib tuua AI kasutamine värbamises
Vaata lisa ja registreeri
