Recrur Services OÜ (edaspidi Recrur) on isikuandmete vastutav töötleja. Järgnevalt selgitame, kuidas isikuandmeid töötleme.
Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse üldmäärusest ja võimalikest eriseadustest.
Meie andmekaitseametnik on Marit Alaväli, tema e-posti aadress on support@recrur.com.
I Mõisted
Selleks, et privaatsusteated oleks arusaadavad ja mõistetavad, selgitame mõningaid olulisemaid privaatsusteadetes esitatud mõisteid.
- Andmesubjekt – füüsiline isik, kelle isikuandmeid Recrur töötleb. Andmesubjektid on Recruri kliendid, arve maksjad, volitatud ja seaduslikud esindajad ning päringute esitajad (nt potentsiaalsed kliendid, Recruri kliendi kandidaadid).
- Isikuandmed – igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku („andmesubjekti“) kohta. Tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada, eelkõige sellise identifitseerimistunnuse põhjal nagu nimi, isikukood, asukohateave, võrguidentifikaator või selle füüsilise isiku ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.
- Klient – juriidiline isik, kes kasutab Recruri teenuseid või on avaldanud soovi Recruri teenuste kasutamiseks (potentsiaalne klient) või on olnud varem Recruri teenuste kasutaja (endine klient).
- Kliendi kandidaadid – füüsiline isik, kes esitab kandideerimisega seotud andmed Recruri kliendile Recruri pakutava platvormi vahendusel.
- Kliendi volitatud esindaja – füüsiline isik, kes esindab andmesubjekti volituse alusel.
- Kliendi seaduslik esindaja – juriidilise isiku juhatuse või seda asendava organi füüsilisest isikust liige.
- Muu juhuslik kontakt – füüsiline isik, kes ei ole Recruriga kliendisuhtes (nt arve maksja, päringu esitaja).
- Koostööpartnerid – füüsilised või juriidilised isikud või ametiasutused, kellega koos äritegevuse raames isikuandmeid töödeldakse või kellele andmeid edastatakse. Selle dokumendi kohaselt on koostööpartnerid nii isikuandmete vastuvõtjad, volitatud töötlejad kui kolmandad isikud.
- Isikuandmete vastuvõtja – füüsiline või juriidiline isik, kellele edastatakse isikuandmete töötlemise raames andmeid.
- Volitatud töötlejad – füüsiline või juriidiline isik, kes on Recruri poolt volitatud töötlema Recruri hallatavaid isikuandmeid.
- Kolmas isik – füüsiline või juriidiline isik, avaliku sektori asutus, amet või organ, välja arvatud andmesubjekt, vastutav töötleja, volitatud töötleja ja isikud, kes võivad isikuandmeid töödelda vastutava töötleja või volitatud töötleja otseses alluvuses.
- Platvorm – Recruri hallatavad veebikeskkonnad: koduleht https://recrur.ee/, värbamistarkvara iseteeninduskeskkond https://app.recrur.com/login?lang=et_EE.
Recrur tagab isikuandmete töötlemise seaduslikkuse ja peab isikuandmete konfidentsiaalsena hoidmist ja isikuandmete kaitset väga oluliseks. Recruri eesmärk on tagada vastutustundlik ning andmesubjekti huvidest, õigustest ja vabadustest lähtuv isikuandmete töötlus.
Recruri töödeldavate isikuandmete täpne ulatus sõltub sellest, millisel eesmärgil isikuandmeid töödeldakse. Recrur kogub isikuandmeid üksnes kindlaks määratud ning õiguspärastel eesmärkidel ning ei töötle neid hiljem viisil, mis on nende eesmärkidega vastuolus.
Alljärgnevalt esitame vajaliku teabe isikuandmete töötlemise eesmärkide ja tegevuste kohta lähtuval sellest, kas andmed on saadud kliendilt, on tekkinud kliendi ja Recruri vahelise koostöö käigus või on saadud kolmandalt isikult.
II Töötlemise tegevused andmesubjektilt saadud andmetega
Siinkohal anname ülevaate millisteks eesmärkideks ja tegevusteks me andmesubjektilt saadud isikuandmeid kogume, millisel õiguslikul alusel neid töötleme ning kui kaua käesolevaid andmeid säilitame. Samuti toome välja, kas isikuandmete esitamine on õigusaktist või lepingust tulenev kohustus või lepingu sõlmimiseks vajalik nõue ning milline on andmete esitamata jätmise tagajärg.
| Eesmärk | Tegevus | Õiguslik alus | Andmete esitamine alus | Andmete esitamata jätmise tagajärg | Säilitustähtaeg |
| Müük | – Müügipakkumiste saatmine – Lepingueelsed läbirääkimised | – Õigustatud huvi: ettevõtte käibe kasvatamine | Andmete esitamine on vabatahtlik | Müügipakkumise edastamata jätmine ja piirangud lepingueelsete läbirääkimiste pidamisel | 3 aastat alates või pakkumise saatmisest |
| Lepingu sõlmimine ja lõpetamine | – Lepingu vormistamine – Lepingu allkirjastamine | – Õigustatud huvi: ettevõtte õiguste kaitse | Lepingu sõlmimiseks vajalik nõue | Teenuse mitteosutamine | 3 aastat alates lepingu lõpetamisest |
| Klienditeenindus | – Kasutajakontode loomine | – Lepingu sõlmimiseks vajalik andmetöötlus andmesubjekti taotlusel ja lepingu täitmine | Lepingust tulenev kohustus | Kasutajakontode mitteloomine | 14 päeva alates lepingu lõpetamisest |
| Arveldamine | – Arve koostamine – Arve väljastamine | – Lepingu sõlmimiseks vajalik andmetöötlus andmesubjekti taotlusel ja lepingu täitmine | Lepingust tulenev kohustus | Teenuse mitteosutamine | 7 aastat selle majandusaasta lõpust, kui dokumendijärgne tehing raamatupidamis- registris kirjeldati |
| Turundus | – Webinaride/ seminaride korraldamine – Uudiskirjade saatmine – Sotsiaalmeedia kasutamine | – Õigustatud huvi: ettevõtte käibe kasvatamine; – Andmesubjekti nõusolek | Andmete esitamine on vabatahtlik | Recruri pakutavast reklaamsisust/ webinaridest ilma jäämine; uudiskirjade mittesaamine | 1-3 aastat |
| Isikuandmete haldamine | – Isikuandmete parandamine | – Seadusest tuleneva kohustuse täitmine – Lepingu sõlmimiseks vajalik andmetöötlus andmesubjekti taotlusel ja lepingu täitmine | Lepingust tulenev kohustus | Lepingu täitmine võib olla takistatud | 3,5 aastat alates lepingu lõpetamisest |
| Andmekaitse tagamine | – Andmepäringutele vastamine | – Seadusest tuleneva kohustuse täitmine | Andmete esitamine on vabatahtlik | Päringule vastamine võib olla takistatud | 3,5 aastat alates lepingu lõpetamisest |
| Küpsiste kasutamine | – Küpsiste salvestamine | – Õigustatud huvi: kodulehe toimimise tagamine; – Andmesubjekti nõusolek | Andmete esitamine on vabatahtlik | Kodulehe kasutus võib olla piiratud | Vastavalt küpsiste põhimõtetes toodule |
III Töötlemise tegevused andmetega, mis on tekkinud Recruri ja kliendi vahelise koostöö käigus või mille Recrur on saanud kolmandalt isikult
Lisaks sellele, et töötleme andmesubjektilt saadud andmeid, tekivad meil andmesubjekti kohta andmed ka koostöö käigus. Samuti saame andmeid kolmandatelt isikutelt.
Siinkohal anname ülevaate, millisteks eesmärkideks ja tegevusteks ning millisel õiguslikul alusel töötleme isikuandmeid, mis on tekkinud koostöö käigus või mille oleme saanud kolmandalt isikult. Lisaks toome välja, milliseid isikuandmeid töötleme ja kui kaua käesolevaid andmeid säilitame.
| Eesmärk | Tegevus | Õiguslik alus | Isikuandmete liigid | Isikuandmete allikas | Säilitustähtaeg |
| Arveldamine | – Maksete sidumine kliendiga | Lepingu sõlmimiseks vajalik andmetöötlus andmesubjekti taotlusel ja lepingu täitmine | Arve andmed, arve maksja andmed | Ettevõtte süsteem | 7 aastat selle majandusaasta lõpust, kui dokumendijärgne tehing raamatupidamis- registris kirjeldati |
| Lepingu sõlmimine ja lõpetamine | – Lepingu lõpetamine | Lepingu sõlmimiseks vajalik andmetöötlus andmesubjekti taotlusel ja lepingu täitmine | Nimi, e-posti aadress | Ettevõtte süsteem | 3 aastat alates lepingu lõpetamisest |
| Lepingute haldamine | – Lepingute arhiveerimine | Õigustatud huvi: ettevõtte õiguste kaitse | Nimi, e-posti aadress, lepingu andmed | Ettevõtte süsteem | 3 aastat alates lepingu lõpetamisest |
| Teenindus- kvaliteedi tõstmine | – Tagasiside küsimine | Õigustatud huvi: kliendi rahulolu tagamine | E-posti aadress | Ettevõtte süsteem | 1 aasta alates tagasiside küsimisest |
| Teenuse osutamine | – Värbamis kampaaniate läbiviimine sotsiaalmeedias – Karjäärilehe loomine – Karjäärilehe haldamine – Värbamise audit/ konsultatsioon | Lepingu sõlmimiseks vajalik andmetöötlus andmesubjekti taotlusel ja lepingu täitmine | Nimi, e-posti aadress | Ettevõtte süsteem | 3 aastat alates lepingu lõpetamisest |
| Kliendi- teenindus | – Kasutajakontode haldamine – Kasutajakontode kustutamine – Kliendi esindajate koolitamine – Tehniline nõustamine | Lepingu sõlmimiseks vajalik andmetöötlus andmesubjekti taotlusel ja lepingu täitmine | Nimi, e-posti aadress, telefoninumber | Ettevõtte süsteem | 14 päeva alates lepingu lõpetamisest 3 aastat alates lepingu lõpetamisest |
| Lepingu täitmist tagavad teavitused | – Võlateavituse saatmine e-kirja teel | Õigustatud huvi: ettevõtte krediidiriski maandamine | Nimi, e-posti aadress, arve andmed | Ettevõtte süsteem | 3 aastat lepingu lõpetamisest |
| Turundamine | – Reklaampakkumiste saatmine | Õigustatud huvi: ettevõtte käibe kasvatamine | Nimi, e-posti aadress | Teine teenuse osutaja | 3 aastat pakkumise esitamisest |
| Müük | – Müügikontakti otsimine | Õigustatud huvi: ettevõtte käibe kasvatamine | Nimi, e-posti aadress, sotsiaalmeedia andmed | Teine teenuse osutaja | 3 aastat alates kontaktist |
| Isikuandmete haldamine | – Isikuandmete kustutamine | Seadusest tuleneva kohustuse täitmine | Nimi, e-posti aadress, telefoninumber, arveldusarve number | Ettevõtte süsteem | isikuandmed kustutatakse 3,5 aasta möödumisel alates lepingu lõpetamisest ning kustutamisel isikustatud kirjet ei jää |
| Andmekaitse tagamine | – Andmekaitse intsidentide lahendamine | Seadusest tuleneva kohustuse täitmine | Nimi, e-posti aadress | Ettevõtte süsteem | 3,5 aastat alates lepingu lõpetamisest |
| Infoturbe tagamine | – Logide ja andmete kasutus probleemide uurimisel – Varukoopiate tegemine | Õigustatud huvi: ettevõtte toimivuse tagamine ja kahjude vältimine | Nimi, e-posti aadress, telefoninumber, kliendi kandidaadi kandideerimis- andmed | Ettevõtte süsteem | 3,5 aastat alates lepingu lõpetamisest |
| Tarkvara haldamine | – Tehnilise probleemi lahendamine | Õigustatud huvi: tarkvara toimivuse tagamine | Nimi, e-posti aadress, telefoninumber, kliendi kandidaadi kandideerimis- andmed | Ettevõtte süsteem | 14 päeva alates lepingu lõpetamisest |
| Küpsiste kasutamine | – Küpsiste kustutamine | Seadusest tulenev kohustus | IP-aadress | Ettevõtte süsteem | Vastavalt küpsiste põhimõtetes toodule |
Recrur säilitab isikuandmeid nii kaua, kuni neid on vaja töötlemise eesmärgi saavutamiseks. Kui Recrur soovib hoida isikuandmeid kauem, kui see on kogumise eesmärgist tulenevalt vajalik, anonümiseerib Recrur isikuandmed selliselt, et andmesubjekt ei ole enam tuvastatav.
Õigustatud huvi analüüsidega on võimalik tutvuda esitades vastav päring e-posti aadressil support@recrur.com.
Recruri küpsiste kasutamise põhimõtetega saab tutvuda SIIN.
IV Profiilianalüüs, sh automaatsed otsused
Recrur ei teosta isikuandmete töötlemise raames profiilianalüüsi, sh automaatseid otsuseid.
V Isikuandmete avaldamine koostööpartneritele
Recruri ja kliendi vahelise koostöö raames võib olla vajalik isikuandmed edastamine koostööpartneritele.
Andmeid avaldatakse või edastatakse alljärgnevatele koostööpartneritele:
- raamatupidamisteenuse pakkuja;
- audiitor;
- veebilehe haldaja;
- serveri haldaja;
- riigiasutused;
- turunduspartnerid;
- teine vastutav töötleja andmete ülekandmisel.
Koostööpartneritel on õigus isikuandmeid töödelda üksnes ulatuses, mis on talle vajalik, et täita Recruri määratud eesmärke. Koostööpartnerid peavad järgima Recruri nõudeid isikuandmete töötlemise osas.
VI Andmete edastamine kolmandas riigis asuvale koostööpartnerile
Edastame isikuandmeid kolmandas riigis asuvatele koostööpartneritele ning isikuandmete kaitse tagamiseks rakendub EU-US Data Privacy Framework.
VII Sinu õigused
Sul on õigus saada teavet andmetöötluse tingimuste kohta. Teeme sulle andmetöötluse tingimused kättesaadavaks käesoleva dokumendi või vastava pöördumise alusel.
Sul on õigus tutvuda Määruse artikkel 15 punktides 1 ja 2 nimetatud teabega. Teeme sulle isikuandmete kaitse üldmääruse 15 punktides 1 ja 2 nimetatud teabe kättesaadavaks käesoleva dokumendi või vastava pöördumise alusel.
Sul on õigus nõuda isikuandmete parandamist. Saad andmeid parandada esitades vastava allkirjastatud sooviavalduse.
Sul on õigus isikuandmete kustutamisele („õigus olla unustatud“). Sul on õigus nõuda, et sinu isikuandmed kustutaks, seda näiteks siis, kui oled tagasi võtnud nõusoleku andmete töötlemiseks ning puudub muu õiguslik alus sinu andmete töötlemiseks.
Sul on õigus isikuandmete töötlemise piiramisele. Sul on õigus nõuda isikuandmete töötlemise piiramist juhul, kui isikuandmete töötlemine ei ole seaduse alusel lubatud või kui sa vaidlustad isikuandmete õigsuse. Sul on õigus nõuda isikuandmete töötlemise piiramist ajaks, mis võimaldab meil isikuandmete õigsust kontrollida või kui isikuandmete töötlemine on ebaseaduslik, kuid sa ei taotle isikuandmete kustutamist.
Sul on õigus saada sind puudutavaid isikuandmeid, mida oled meile esitanud ning õigus edastada need andmed teisele vastutavale töötlejale (andmete ülekandmise õigus).
Sul on õigus esitada igal ajal vastuväiteid sind puudutavate isikuandmete töötlemise suhtes, mis on vajalik õigustatud huvi korral sealhulgas õigustatud huvile tugineva profiilianalüüsi suhtes.
Sul on õigus pöörduda kaebusega meie, Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole, kui leiad, et sinu õigusi on isikuandmete töötlemisel rikutud. Andmekaitse Inspektsiooni kontaktid leiad nende kodulehelt https://aki.ee/.
Kui soovid pöörduda oma sooviavalduse või vastuväitega meile, siis kirjuta meie e-posti aadressile support@recrur.com. Vastame sulle hiljemalt ühe kuu jooksul pärast sooviavalduse või vastuväite saamist. Võime vajaduse korral seda ajavahemikku pikendada kahe kuu võrra, võttes arvesse sooviavalduse või vastuväite keerukust ja hulka. Sellisel juhul teavitame sind vastuse esitamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest ühe jooksul alates sinu sooviavalduse või vastuväite saamisest. Sinu elektroonilise päringu saamisel vastame sulle samuti elektrooniliselt, v.a juhul, kui eelistad muud vastuse saamise viisi.
Meil on õigus jätta sinu õiguste realiseerimise sooviavaldus rahuldamata juhul, kui me ei suuda sind andmesubjektina tuvastada (nt kui saame päringu inimeselt, kellega meil puudub kliendisuhe).
Kui me ei rakenda meetmeid vastavalt sinu sooviavaldusele ja vastuväitele, teavitame sind sellest hiljemalt ühe kuu jooksul alates sinu sooviavalduse või vastuväite saamisest meetmete võtmata jätmise põhjustest ning selgitame sulle võimalust esitada kaebus järelevalveasutustele ning kasutada õiguskaitsevahendeid.
VIII Muud tingimused
Recruril on õigus Tingimusi igal ajal ajakohastada, täpsustada ja täiendada, lähtudes muudatustest õigusaktides ja Recruri osutatavatest teenustest.
Uuendatud 11.07.2023 koostöös DataVie OÜ andmekaitse spetsialistidega
