Hiljuti kogu värbamisprotsessi digitaliseerinud metallitööstus Hanza Mechanics tunneb sellest sammust reaalset kasu – andmed on ühes turvalises kohas, kandidaate saab omavahel võrrelda ja värbamisprotsess muutus oluliselt kiiremaks.
Oma kogemusi värbamisprotsessi digitaliseerimisest jagasid Eesti Masinatööstuse Liiduga veebiseminaril Hanza Mechanics personalijuht Marika Maschorov ja värbamistarkavara tootja Recruri asutaja ja tegevjuht Marit Alaväli.
Miks üldse värbamisprotsesse digitaliseerida tootmisettevõttes?
Recruri asutaja ja tegevjuht Marit Alaväli tõi välja, et digitaliseerimise järele on reaalne vajadus ja on näha, et protsesse digitaliseerides on ettevõttele ka mõõdetav kasu. Siin on kasu nii organisatsioonile, värbavale juhile kui ka värbajale.
Värbajale kasu: Värbaja saab läbi viia kogu värbamise ühes keskkonnas. Värbaja ei pea olema andmete administreerija ning saab kasutada oma aega väärtuslikumalt. Tarkvara kasutuselevõtt hoiab värbamistegevuste administreerimise pealt vähemalt 69% aega kokku ning infohaldus reaalajas kogu värbamisprotsessi jooksul võib olla kuni 2 korda efektiivsem.
Värbavale juhile kasu: Juht saab reaalajas ülevaate värbamisprotsessi staatusest ja laekunud kandidaatidest. Samuti saab ta kandidaatidega otse suhelda ning neid hinnata. Suureneb ka kommunikatsioon oma ettevõtte värbajatega.
Organisatsioonile kasu: Värbamine on ühes keskkonnas ja info on ühes kohas. Organisatsioon säästab aega ja raha oma värbamisprotsesside digitaliseerimisega. Samuti hoiab ära vaidlused ja trahvid GDPR teemadel. Tarkvara kasutav organisatsioon on alati konkurentsivõimelisem, kuna tarkvara aitab hinnata värbamisprotsesside tulemuslikkust ja teha paremaid otsuseid värbamisprotsesside parendamiseks.
Miks tekkis vajadus värbamisprotsesside digitaliseerimise järele Hanzas?
HANZA Mechanics on metallitööstusettevõte, mis kuulub kiirelt arenevasse rahvusvahelisse HANZA gruppi. Ettevõtte tehased asuvad Eestis, Rootsis, Soomes, Poolas, Tšehhis, Saksamaal ja Hiinas. Ettevõtte juured ulatuvad tagasi aastasse 1907. Hanza on börsiettevõte, millel on 2100 töötajat, neist ligi 800 on Balti klastris. Tartus asub 476 töötajat, Narvas 260 ning Tartu teenusekeskuses 23 töötajat. 2023. aastal täitis Hanza 164 positsiooni, millest kõige keerulisemad olid operaator-seadistaja positsioonid.
Hanza Machanicsi Tartu osas töötab ühtekokku 476 inimest.
Foto: Toomas Kelt
2022 aastal oli ettevõttes olukord, kus oli raskusi hallata infot Excelis ja erinevates kohtades – emailides, paberkandjal, erinevates töökuulutusportaalides. Seejärel hakatigi uurima erinevate värbamistarkvarade võimalusi protsesside automatiseerimiseks.
Mida andis värbamisprotsesside digitaliseerimine Hanzale?
Ettevõtte personalijuht Marika Maschorov nentis, et talle on kõige olulisem see, et kõik andmed on ühes turvalises kohas, kandidaate saab omavahel võrrelda, värbamisprotsess muutus kiiremaks ja saab kiiremini kandidaatidega ühendust võtta. Kui varasemalt koguti karjääripäevadel paberkandjal potensiaalsete kandidaatide CV-sid, mille töötlemine ja andmete sisestamine võis võtta omajagu aega, nii et kandidaadid olid juba vahepeal töökoha leidnud, siis täna suunatakse potensiaalsed tööotsijad karjäärilehele ning andmed jõuavad koheselt Recrur tarkvarasse ja saab koheselt kandidaatidega ühendust võtta. Paberkandjal enam CV-sid üheski tootmisüksuses vastu ei võeta ja kandideerimine käib läbi karjäärilehe või töökuulutusportaali.
Hanzal on pea 20 erinevat üksust. Üksustel on omad meistrid ja juhid. Võib juhtuda, et mõni inimene, kes on värbamisprotsessiga seotud, läheb puhkusele ja samas on koht vaja täita, siis pidi värbaja vanasti kogu selle informatsiooni uuesti kokku koguma ja edasi saatma. Seal mängib rolli andmekaitse – kuidas sa saadad, kuhu sa selle salvestad? Nüüd on tarkvara kasutuselevõtuga elu tugevasti muutunud. Avades värbamistarkvara, logid sisse ja kõik andmed on turvalises keskkonnas kaitstud. Personalijuhina ja ka juhil on lihtne protsessidel silma peal hoida ning vajadusel kandidaate hinnata. Samuti on kommunikatsioon värbajatega paranenud ja info on ühes kohas koos.
Milline on Tartu Hanzas värbamisprotsess?
Vajadus positsiooni täitmiseks tuleb konkreetsest tootmisüksusest ja see kinnitatakse tehase juhi poolt. Tehase juht hindab praktilisuse poole ära ja avaldus jõuab personaliosakonda. Värbamisjuht paneb töökuulutused ülesse erinevatesse kohtadesse – CV Keskus ja karjäärileht. Töökuulutus läheb ülesse automaatselt ja kõik kandideerijad jõuavad automaatselt värbamistarkvarasse. Vajadusel tehakse töökuulutusele ka sotsiaalmeediakampaania. Seejärel järgneb eelvalik, intervjuud ja testid vajadusel. Järgneb pakkumise tegemine sobivale kandidaadile, tagasiside saatmine teistele ning tööga alustamine. Küsime ka nõusolekuid kandidaatide hoidmiseks meie talendipangas. Tulevikus on varasemaid kandidaate mõne klikiga mugav kutsuda uuesti kandideerima.
Kuidas toimus värbamistarkvara juurutamine Hanzas?
Hanza personalijuht kirjeldas tarkvara valikut kui demokraatlikku protsessi, kus ettevõtte töötajad said proovida erinevaid värbamistarkvarasid ning Recrur valiti lihtsuse ja kasutajamugavuse tõttu. Et kõik ettevõtte töötajad kasutaksid vilunult tarkvara, võtab aega umbes 3 kuud, kuid võib ka kauem minna. Tagantjärele nendivad juhid, et elu on palju kergemaks läinud ning aega on palju kokku hoitud, arutledes, miks juba varem ei hakatud värbamistarkvara kasutama. Marika lisas, et kindlasti mängib juhtide suhtumine uuendustesse rolli selles, kui kiiresti värbamistarkvara kasutusele võetakse.
Võta Marit Alaväliga julgelt ühendust, kui soovid teada kuidas Recrur värbamistarkvara aitab konkurentsieelist luua Sinu ettevõttes.
Marit Alaväli, Recrur värbamistarkvara tegevjuht ja asutaja
marit@recrur.com
