Otsid võimalusi värbamise automatiseerimiseks?

Üha enam kuuleme klientidelt rõõmusõnumeid, et tänases turusituatsioonis on mõnusaks vahelduseks jälle see, et ei pea enam kandidaate tikutulega taga ajama ning töökuulutustele kandideerib väga palju tööle soovijaid. Mis on ju iseenesest väga tore, kuid millega kaasneb värbamismündi teine külg – personaliosakondade suurenenud töökoormus, et sadadest või kohati ka tuhandetest laekunud CVdest end läbi närida ja Excelis pidevalt arvestust pidada, kellel mis seisus kandideerimine käesolevaks hetkeks on.

Ehk siis koroonaaja positiivseks jalajäljeks võib nimetada värbamistarkvara ja automatiseerituse vajadust.

Paljud ettevõtted on tänaseks jõudnud järeldusele, et värbamistarkvara annab neile võimaluse:

• Hoida kokku aega, väheneb administreerivate tööülesannete arv ning värbaja saab keskenduda värbamise strateegilisemale küljele (tegeleda potentsiaalsete talentidega, networkinguga, auditeerida värbamistunneli teisi osasid jne)
• Tagada kiire kommunikatsioon, kuna tööotsija suurim frustratsioon on infopuudus või eetri vaikus. Automatiseeritus tagab, et kõik kandidaadiga seonduv on ajakavastatud ja kalendrisse lisatud ning kommunikatsioon on kiire ja järjepidev.
• Tõsta värbamise kvaliteeti, kuna kandidaadid on andmebaasis järjestatud ning ükski potentsiaalne talent ei jää tagaplaanile.
• Panustada brändingusse, kuna kiire, efektiivne ja läbipaistev kandideerimisprotsess tõstab kandideerija silmis kogu ettevõtte usaldusväärsust ja kandidaadikogemust.
• Tagada ettevõttes eduka sisekommunikatsiooni ja eriti nendes ettevõtetes, kus uusi töötajaid otsitakse erinevates allüksustes ja värbamisse on kaasatud mitmete tasandite juhte.

Sellest lähtuvalt oleme kokku pannud lihtsa 5 sammuga läbitava juhendi, mis aitab ka sinu ettevõttel värbamise automatiseerimise protsessi lihtsamalt läbida.

Edukas värbamistarkvara kasutusele võtmine on projekt, mis hõlmab kogu ettevõtet ja on edukas vaid siis, kui on selge projektiplaan, mida kõik osapooled saavad jälgida. Seetõttu olemegi kirja pannud 5 soovituslikku sammu, mis aitavad värbamistarkvara kiiremini kasutusele võtta.

1. Samm – Sea konkreetne eesmärk

Värbamistarkvara juurutamisel peab olema kindel eesmärk, mida jälgida, millele eraldi tähelepanu pöörata ja mille alusel projekti edukust mõõta. Tuleks mõelda läbi – Mida me tahame digitaliseerimisega saavutada? Mida ja kuidas mõõdame? Kelle töö muutub digitaliseerimise järel paremaks ja kuidas? Sea endale 1 – 3 peamist eesmärki, mille nimel digitaliseerimine üldse ette võtta? Näiteks tihti soovitakse administreerivaid tegevusi automatiseerida, luua ühtset süsteemi kogu ettevõttele, mis oleks läbipaistev ja kaasaks kõiki üksuseid, luua oma ettevõtte varukandidaatide andmebaasi, et reageerida kiirelt igas olukorras, tagada tööandja bränding ning kandidaadile parim värbamiskogemus. Heaks näiteks võib siinkohal tuua ettevõtte G4S, kus oli probleemiks värbajate ebaefektiivne tööaja kasutus ning pärast värbamistarkvara juurutamist paranesid töötulemused märgatavalt. G4S-i lugu saad jälgida siinsest videoblogist:

2. Samm – Kaasa vastutajad ja leia liitlased

Digitaliseerimist võib võtta kui projekti ja igal projektil peab olema keegi, kes selle eest vastutab. Aga selleks, et projekt kulgeks sujuvamalt, oleks soovitav moodustada juhtrühm, kes hakkab kogu juurutamisprotsessi ettevõttes läbi viima. Projekti juhtrühma võivad kuuluda HR osakond, erinevate üksuste juhid, võimalusel IT-juht või kaasata isegi juhtkonna liikmeid, et nad oleksid kogu protsessist teadlikud. Tihti on personaliosakondades vähe inimesi ning napib abikäsi. Ka siinkohal on olemas lahendus – tasub valida teenuspakkuja, kes on nõus tarkvara juurutamisse ka ise panustama. Mida rohkem on ettevõtte erinevate üksuste juhid kaasatud, seda edukam on projekti juurutamine!

3. Samm – Planeeri ja ajasta

Ajastamisel on kõige olulisem küsimus – millal on ettevõttes nö „värbamise kõrghooaeg“? Kui see küsimus on saanud vastuse, siis tuleks sealt hakata tagasi arvutama, kui palju võiks meie ettevõttes värbamistarkvara kasutuselevõtuks aega kuluda. Iga tarkvara juurutamine võtab oma aja ja kindlasti ei tasu seda jätta viimasele hetkele. Selleks ajaks, kui on „värbamise tipphooaeg“ käes, peaks antud süsteem olema kõigil juba käpas. Näiteks paljuski hooajatöölistest sõltuvad tootmisettevõtted nagu pagari,- liha ja joogitööstused, tegelevad värbamistarkvara juurutamisega tavaliselt suvel või sügis-talvisel perioodil, et kevadiseks värbamishooajaks kogu ettevõttega valmis olla.

4. Samm – Loo soodne pinnas muutusteks

On väga vähe inimesi, kes armastavad muutusi, aga tarkvara kasutusele võtmine on kogu ettevõtte jaoks harjumuste muutmine, mis üldjuhul on paras väljakutse. Selleks, et oma meeskonda efektiivselt kaasata, on vaja panna ennast nende kingadesse ja mõista ning selgitada, kuidas antud tarkvara nende elu lihtsamaks teeb.

5. Samm – Kaasa juhtkond ja saa nõusolek

Selleks, et saada juhtkonna nõusolek, tuleb värbamistarkvara juurutamisel läbi mõelda kõik aspektid, mis on olulised tippjuhtkonnale. Kõige tähtsam küsimus, millele peab suutma vastata on – kuidas aitab valitud värbamistarkvara kaasa ettevõtte ärieesmärkide täitumisele. Ja nagu eelnevates punktides sai kirjutatud, siis mida varem ettevõtte juhtkonda kogu projekti ettevalmistusse kaasata, seda edukam ja õnnestunum on lõpptulemus.

Automatiseeritud värbamine aitab ettevõtte töötajatel hoida kokku väärtuslikku tööaega, muudab värbamise tulemuslikumaks ja läbipaistvamaks, aitab personaliosakonnal moodustada ühtset andmebaasi varukandidaatidest ning värbajad saavad tegeleda reaalsete kandidaatidega, selle asemel, et olla vaid „infohaldurid“.

Kes on väsinud Excelitest ja soovib ka oma ettevõttes värbamisprotsesse lihtsalt automatiseerida või vajab sellel teemal nõu, võtke julgelt meiega ühendust.

Edukat värbamise automatiseerimist!

Sinu Recrur meeskond